Profesjonalna organizacja konferencji

Jeśli organizacja tak dużego eventu jak konferencja naukowa przerasta nasze możliwości, warto w tym celu zatrudnić wyspecjalizowaną w tej materii firmę. Jej wybór możemy uwarunkować kilkoma czynnikami. To przede wszystkim cena, zakres usług, ich poziom oraz doświadczenie danej firmy.

Warto wspomnieć o kilka zaletach, wynikających ze zlecenia organizacji konferencji firmie zewnętrznej. 

Pierwsze, podstawowe to oczywiście nie obciążanie pracowników danej firmy organizacją dość żmudnych zadań, wymagających dobrego rozeznania w rynku, pracochłonnych, wielu porównań, a nierzadko osobistych wizyt u planowanych partnerów biznesowych. Pierwsza oszczędność więc, to czas. Drugi atut, to różnego rodzaju rabaty posiadane przez firmę zewnętrzną u firm zajmujących się wynajmem sali, przygotowaniem sprzętu multimedialnego, cateringu itp. To także dostęp do dobrych i renomowanych przedsiębiorstw oraz bazy pracowników - hostess, kelnerów, animatorów, promotorów, muzyków itp.

Po wyborze firmy organizującej konferencję, należy ustalić priorytety i nasze oczekiwania względem wydarzenia. Informujemy firmę o ilości gości, tematyce prelekcji i dodatkowych wymagań, a potem jedynie nadzorujemy realizację działań.

Nie samą wiedzą człowiek żyje - Event w przerwie

Konferencja to wydarzenie bez wątpienia będące ucztą intelektualną. Jednak umysł sam w sobie nie jest w stanie funkcjonować bez dodatkowych zachęt i odżywczego posiłku. Bardzo ważne dla skutecznego poznawania i zapamiętywania faktów są regularne przerwy, w których umysł uczestników konferencji odpocznie i zregeneruje siły na kolejne prelekcje. W ofertach firm profesjonalnie organizujących konferencje znajdziemy między innymi przerwy kawowe, zorganizowane przez wyspecjalizowane kawiarnie. Barista przygotuje kawę według zaleceń każdego gościa, od lekkiego latte po prawdziwą, mocną i orzeźwiającą espresso.

   

 Oprócz typowych przerw, a więc posiłku, przekąsek i muzyki na żywo, konferencja może też przybrać bardziej rozrywkowy i eventowy charakter. Po wykładach może przecież odbyć się grill dla wszystkich uczestników, ubarwiony dodatkowymi atrakcjami w postaci kręcącego się byka. Odmienny, choć równie interesujący charakter będzie kasyno i różnego rodzaju gry losowe, a przy wejściu rozdawane będą czarne kapelusze i szale z czerwonych piór. Goście na pewno poczują się intrygująco w towarzystwie elegancko ubranych krupierów. Jeszcze inny scenariusz, bardziej luźny to zawody sportowe, szczególnie polecany, kiedy uczestnikami konferencji są pracownicy tej samej firmy. Tego typu konkurencje mogą wpłynąć na lepszą integrację i poznanie się pracowników. Wyższy standard konferencji to zapewnienie gościom dostępu do stresy SPA i wellness. Darmowe masaże, pobyt na basenie, czy w saunie wliczony w koszty konferencji to niewątpliwy wabik, a jednocześnie atrakcyjny dodatek każdego wydarzenia.

Ciekawe lokalizacje na nasz wyjazd...

Niejednokrotnie stając przed dylematem "..gdzie w tym roku pojechać z moim zespołem" przychodzą nam do głowy różne rozwiązania. Najszybszym i najpewniejszym jest sprawdzony teren, w którym byliśmy wcześniej np. prywatnie, z okazji wyjazdu pracując w poprzedniej firmie itp. Ale w końcu nasza skromna lista może ulec wyczerpaniu. Wówczas do akcji włączamy znajomych. No właśnie, ale tu, ilu ludzi - tyle preferencji. Jeden lubi kuchnię śródziemnomorską, drugi jak ma na miejscu siłownię jeszcze inny dostęp do WiFi i tam można wymieniać bez końca. Z doświadczenia wiem, że każdy wyjazd i miejsce do którego zmierzamy wymaga wcześniejszego określenia, przynajmniej schematycznego - jaki będzie plan pobytu/szkolenia/eventu.

Nie bez znaczenia jest również budżet jakim dysponujemy. W końcu możemy chcieć skorzystać ze spa, osobistego masażysty/ski i innych udogodnień, ale mając dość okrojony budżet może nas "puścić" jedynie do ekonomicznego pensjonatu, co nie przekreśla przecież z góry sukcesu planowanego wyjazdu.
Dobry ośrodek musi mieć to coś, co się wyczuwa w pierwszych zdaniach zamienionych z managerem, pierwsza kawą wypitą przy barze- podaną przez uśmiechniętą obsługę. Na pewno dużym ułatwieniem w wyborze i porównaniu oferty może okazać się katalog eventowy www.MICE4u.pl oraz strona dedykowana organizacjom konferencji w Krakowie i Małopolsce www.Konferencje24.eu.
w którym obejrzymy zdjęcia ,przeczytamy krótkie opisy i opinie poprzednich gości.