Jeśli organizacja tak dużego eventu jak konferencja naukowa
przerasta nasze możliwości, warto w tym celu zatrudnić wyspecjalizowaną w tej
materii firmę. Jej wybór możemy uwarunkować kilkoma czynnikami. To przede
wszystkim cena, zakres usług, ich poziom oraz doświadczenie danej firmy.
Warto wspomnieć o kilka zaletach, wynikających ze zlecenia
organizacji konferencji firmie zewnętrznej.
Pierwsze, podstawowe to oczywiście
nie obciążanie pracowników danej firmy organizacją dość żmudnych zadań,
wymagających dobrego rozeznania w rynku, pracochłonnych, wielu porównań, a
nierzadko osobistych wizyt u planowanych partnerów biznesowych. Pierwsza oszczędność
więc, to czas. Drugi atut, to różnego rodzaju rabaty posiadane przez firmę
zewnętrzną u firm zajmujących się wynajmem sali, przygotowaniem sprzętu
multimedialnego, cateringu itp. To także dostęp do dobrych i renomowanych
przedsiębiorstw oraz bazy pracowników - hostess, kelnerów, animatorów,
promotorów, muzyków itp.
Po wyborze firmy organizującej konferencję, należy ustalić
priorytety i nasze oczekiwania względem wydarzenia. Informujemy firmę o ilości
gości, tematyce prelekcji i dodatkowych wymagań, a potem jedynie nadzorujemy
realizację działań.
